Organizzare eventi in hotel, siano essi meeting, conferenze o cerimonie formali, è uno degli aspetti più complessi ma anche stimolanti dell’attività ricettizia.
Se la tua struttura dispone di spazi adeguati, è un’occasione da non perdere per concretizzare la tua offerta, offrendo un servizio aggiuntivo che può essere utile e redditizio, soprattutto nei periodi di bassa stagione.
Vediamo quali sono gli aspetti da non tralasciare se stai pensando di organizzare eventi nel tuo hotel.
Prima di organizzare eventi in hotel, scegli il tuo team dedicato
L’organizzazione di eventi può diventare un valore aggiunto, ma nulla deve essere lasciato al caso.
Scegli una o più figure professionali con competenze specifiche nel settore dell’organizzazione eventi e con ottime propensioni al contatto col pubblico e alle trattative commerciali.
Puoi individuare le figure necessarie anche tra il tuo staff, investendo su risorse interne che abbiano competenze e attitudini organizzative.
Analizza il bisogno
Il rapporto con i clienti, la proposta e il contratto sono passaggi cruciali.
Il colloquio iniziale serve a comprendere le necessità di chi ti contatta: che tipo di evento ha in mente, il budget disponibile, lo stile dell’allestimento, la data e quindi il tempo a disposizione.
Nell’organizzare eventi in hotel, coltiva la fiducia del cliente: non lasciare nulla al caso e mantieni una comunicazione chiara, aperta e tracciabile.
La redazione del contratto serve a non creare equivoci, specificando pagamenti, clausole di cancellazione e un piano d’azione dettagliato.
Cura ogni dettaglio
L’etichetta è fondamentale nel settore della ricettività.
Chi si occupa direttamente di organizzare eventi in hotel deve coordinare diverse professionalità, con eleganza, discrezione e competenza, e un’ottima gestione dello stress e degli imprevisti.
Dalla selezione del catering alla disposizione degli arredi, ogni aspetto richiede cura per creare un’atmosfera unica e coinvolgente.
L’adozione di un tema può conferire all’evento memorabilità e originalità.
Inoltre, la pianificazione e il coordinamento accurato di ogni fase, dalla preparazione dei materiali alla gestione dei tempi, sono essenziali per assicurare una riuscita impeccabile.
Punta all’eccellenza
Non accontentarti di creare eventi ben riusciti. Punta all’eccellenza: offri esperienze che i tuoi ospiti ricorderanno per sempre.
Un cliente soddisfatto che partecipa a un evento orchestrato magistralmente, ne parlerà a tutti, portandoti altri clienti futuri.
L’event manager, per raggiungere l’eccezionalità, deve saper rispondere a tutte le esigenze e aggiungere un tocco di sorpresa, superando le aspettative e distinguendosi dai concorrenti, con creatività ed eleganza.
Cura la comunicazione
Per organizzare eventi in hotel in modo impeccabile, è indispensabile gestire la comunicazione con i partecipanti, fornendo loro tutte le informazioni necessarie e rispondendo prontamente a domande o richieste.
In caso di eventi aperti al pubblico, la promozione e la comunicazione giocano un ruolo cruciale nel successo di un evento.
Utilizza strategie di marketing online e offline per raggiungere il pubblico giusto: sfrutta i canali di comunicazione adeguati, come i social media, il sito web della struttura e gli annunci pubblicitari.
In questo modo diffonderai informazioni sull’evento e attirerai ulteriori partecipanti.